Un consultant mise en conformité RGPD est un expert externe qui audite les traitements de données d’une entreprise, identifie les écarts avec le règlement européen et met en place les actions correctives nécessaires. Il intervient en mission ponctuelle ou en accompagnement continu, souvent en complément ou en remplacement d’un délégué à la protection des données (DPO) interne.
Qu’est-ce qu’un consultant en mise en conformité RGPD ?
Le consultant RGPD est un professionnel spécialisé dans la protection des données personnelles. Son rôle diffère de celui d’un simple juriste généraliste :
- Il maîtrise le règlement général sur la protection des données et ses textes d’application en droit français.
- Il connaît les référentiels et recommandations publiés par la CNIL, l’autorité de contrôle française.
- Il sait traduire des exigences juridiques en процедures concrètes pour les équipes métiers, IT et RH.
Contrairement à une agence généraliste, ce consultant se concentre exclusivement sur la conformité data. Il peut aussi endosser la fonction de délégué à la protection des données, comme nous l’expliquons plus en détail dans nos ressources publiées sur notre article dédié à la protection des données.
Pourquoi faire appel à un consultant plutôt que recruter un DPO interne ?
Recruter un délégué à la protection des données à temps plein représente un coût fixe important, souvent injustifié pour une PME. Le consultant externe apporte plusieurs avantages :
- Coût maîtrisé : facturation à la mission ou en abonnement mensuel, sans charges sociales.
- Expertise immédiate : il a déjà audité des dizaines d’organisations similaires.
- Regard indépendant : il n’est pas soumis à la hiérarchie interne, ce qui renforce sa légitimité vis-à-vis de la direction.
- Veille juridique permanente : il suit les évolutions réglementaires et les décisions de la CNIL.
Pour une entreprise de moins de 250 salariés, cette solution est en général plus rentable qu’un poste dédié.
Quelles sont les missions concrètes d’un consultant RGPD ?
L’audit de conformité initial
La première étape consiste à cartographier tous les traitements de données personnelles de l’entreprise. Cela inclut :
- Le recensement des fichiers clients, prospects et salariés.
- L’identification des sous-traitants (hébergeurs, CRM, outils marketing).
- L’analyse des bases légales utilisées pour chaque traitement.
- La vérification des durées de conservation appliquées.
Cet audit débouche sur un registre des traitements, document obligatoire que toute structure doit pouvoir présenter en cas de contrôle.
La rédaction des documents obligatoires
Le consultant produit ou met à jour :
- La politique de confidentialité du site web.
- Les mentions d’information RGPD sur les formulaires.
- Les clauses de sous-traitance à intégrer aux contrats fournisseurs.
- Les procédures internes de gestion des demandes de droit d’accès ou d’effacement.
L’accompagnement en cas de violation de données
En cas de fuite ou de piratage, le consultant aide à qualifier l’incident, à notifier la CNIL sous 72 heures si nécessaire, et à informer les personnes concernées lorsque le risque est élevé.
Comment se déroule une mission de mise en conformité ?
Une mission type suit généralement quatre phases :
- Diagnostic : entretiens avec les services, revue documentaire, identification des risques prioritaires.
- Plan d’action : priorisation des chantiers selon le niveau de risque et les ressources disponibles.
- Mise en œuvre : rédaction des documents, formation des équipes, paramétrage technique (cookies, sécurité).
- Suivi dans le temps : revue annuelle, veille réglementaire, accompagnement lors de nouveaux projets.
La durée varie selon la taille de l’entreprise : de quelques semaines pour une TPE à plusieurs mois pour un groupe multi-sites.
Quel est le coût d’un consultant en conformité RGPD ?
Les tarifs dépendent du format choisi :
- Audit ponctuel : de 1 500 à 6 000 euros selon la taille de la structure.
- Forfait DPO externalisé mensuel : souvent entre 300 et 1 500 euros par mois.
- Accompagnement projet (nouvel outil, fusion, ouverture à l’international) : facturé au temps passé ou au forfait.
Ce budget reste largement inférieur au montant des sanctions encourues, qui peuvent atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial selon les textes européens consultables sur le portail officiel de l’Union européenne.
Quels secteurs sont les plus concernés par cette mise en conformité ?
Certains secteurs traitent des volumes ou des catégories de données particulièrement sensibles :
- Santé et paramédical (données de santé, dossiers patients).
- E-commerce et retail (données clients, paiements, cookies).
- Ressources humaines et recrutement (données salariés, candidatures).
- Secteur financier et assurance (scoring, profilage).
- Associations et collectivités (données de bénéficiaires, adhérents).
Ces secteurs présentent un risque de contrôle plus élevé et nécessitent souvent un accompagnement renforcé.
Comment choisir le bon consultant RGPD pour son entreprise ?
Quelques critères permettent d’évaluer la fiabilité d’un consultant :
- Références sectorielles : a-t-il déjà accompagné des entreprises de votre secteur ?
- Certification ou formation reconnue en droit du numérique ou protection des données.
- Capacité pédagogique : sait-il vulgariser des notions juridiques complexes pour vos équipes ?
- Disponibilité en cas d’urgence (contrôle CNIL, violation de données).
- Transparence tarifaire dès le premier échange.
Un bon consultant doit pouvoir désigner une personne physique identifiable comme point de contact, condition souvent exigée pour la fonction de délégué à la protection des données auprès de la CNIL.
Questions fréquentes
Un consultant RGPD peut-il devenir le DPO officiel de mon entreprise ?
Oui. Un consultant externe peut être désigné officiellement comme délégué à la protection des données auprès de la CNIL, à condition de disposer de l’expertise juridique et technique requise et de ne pas être en conflit d’intérêts avec les activités de l’entreprise.
La mise en conformité RGPD est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Oui, dès qu’une organisation traite des données personnelles, quelle que soit sa taille. Seules certaines obligations, comme la désignation d’un DPO, dépendent du volume ou de la nature des traitements effectués.
Combien de temps prend une mise en conformité complète ?
Comptez généralement entre 2 et 6 mois pour une PME, selon le nombre de traitements à cartographier, la disponibilité des équipes internes et la complexité des outils utilisés.
Que risque une entreprise non conforme au RGPD ?
Elle s’expose à des sanctions financières pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires mondial, à des mises en demeure publiques de la CNIL et à une atteinte durable à sa réputation en cas de fuite de données.
Faut-il un consultant même si l’entreprise a moins de 10 salariés ?
Oui, la taille ne dispense pas des obligations légales. Un accompagnement ponctuel, même léger, permet d’éviter les erreurs les plus fréquentes comme l’absence de politique de confidentialité ou de registre des traitements.